Die Digitale Gästemappe: Mit dem WelcomeBook haben Deine Gäste alle Informationen an einem Ort

Wieso ist eine digitale Gästemappe einer der wichtigsten Bestandteile für eine gute Automatisierung Deiner Ferienwohnung?

Immer dann, wenn wir über Automatisierung sprechen, denken viele Zuhörende, dass wir lediglich mehr Geld in kürzerer Zeit machen wollen. Das ist jedoch nur ein kleiner Teilaspekt. Automatisierung hat so viel mehr Vorteile und das nicht nur für Dich und Deinen Betrieb.

Eine Automatisierung sorgt dafür, dass ein Prozess entwickelt wird, welcher immer wieder gleich abläuft. In Fachsprache spricht man hier oft von SOP (Standard Operating Procedure). Wenn man einen SOP für sich entwickelt und angepasst hat, ermöglicht das einem eine vollkommene Standardisierung von Abläufen.

Was ist das meistverkaufte Gericht auf der Welt? Überlege kurz, was Dir zuerst in den Sinn kommt. Die Antwort mag ernüchternd, aber logisch sein. 
Das Zauberwort heißt: Big Mac. 
Doch warum ist das so? 
Es liegt sicher nicht daran, dass er super lecker ist. Wirklich günstig ist er auch nicht. Die richtige Antwort ist: Er schmeckt immer gleich. Jeder Kunde von McDonalds weiß, bevor er den Laden betritt, wie der Big Mac, den er kauft, schmecken wird. Er ist ein absolutes Meisterwerk eines durchdachten SOP Plans.

So ein System zu schaffen, ist nicht nur für Dich eine enorme Zeitersparnis und Erleichterung bei der Vermietung. Es ist auch für Deine Gäste ein Mittel, was zu mehr Zufriedenheit, Sicherheit und Planung führt. Schauen wir uns also einmal die Unterschiede zu früher und heute an.

Warum ein Ordner mit diversen Tipps ausgedient hat und Gäste mehr erwarten.

Wenn ich an meine damaligen Familienreisen denke, erinnere ich mich gut daran, dass es in den Ferienhäusern oder Wohnungen immer einen kleinen Hefter oder sogar Ordner gab, der Informationen enthielt. 
Ich erinnere mich, dass das Erste, was meine Oma nach der Ankunft machte: Sie las den Ordner. 
Dort waren nicht nur nützliche Hinweise zur Wohnung selbst enthalten, sondern auch eine Anleitung für die Kurkarten, Ausflugstipps, Informationen zum Fahrradverleih, WLAN-Passwort und diverse Flyer von allem, was so in der Nähe zu entdecken gab wie z.B. Restaurants, Bars, Spielplätze und Schwimmbäder. Ich bin mir sicher, Ihr kennt solche Ordner auch.

Wie wäre es also, wenn wir auf die verrückte Idee kämen, den Ordner so zu gestalten, dass die Gäste ihn immer bei sich haben und die Informationen bereits vor der Ankunft durchlesen könnten? Klingt verrückt? Nunja, Apple hat gezeigt, wie normal es ist, ø 7.000 Bilder jeden Tag in der Hosentasche zu tragen.

Wenn wir dieses einfache Beispiel auf die ausgelegten Gästemappen übertragen, wird deutlich, wie viel einfacher für Gäste und Gastgebende digitale Gästemappen sein können. In einer digitalen Gästemappe können nämlich neben Empfehlungen und Informationen rund um das Haus auch noch Hausregeln, Check-in Informationen und Kontakte eingetragen werden.

Viel besser aber noch: Wir können für alles, was eine Erklärung benötigt, ein Video erstellen und dieses hinterlegen. Ob das ein Vorstellungsvideo von Dir als Gastgeber:in ist oder ein Video das Dich im Keller zu den Waschräumen führt. Da ist so gut wie alles denkbar.

Ich selbst nutze das Online-Gästebuch von Roamlike und zeige in meinem WelcomeBook neben einer detaillierten Anleitung für die Siebträger-Maschine auch, wo man seine Fahrräder abstellen kann, welche Waschmaschine zu mir gehört und wo der Müll entsorgt und getrennt werden kann. Ein weiterer Vorteil: Empfehlungen oder Veranstaltungen können ganz einfach regelmäßig erneuert und aktualisiert werden, ohne dass man vor Ort neue Flyer holen oder neue Informationen für die Mappe ausdrucken und hinterlegen muss.

Wichtige Automatisierungen auf einen Blick

Allgemeine Informationen

• Parkplatz
• Check-in & Check-out Zeiten
• Adresse
• WLAN
• Kontakt Gastgebende:r 
• wichtige Hausregeln

Anleitungen 

• Weg zum Müll
• Weg zur Wohnung
• Weg zum Waschraum
• Weg zum Fahrradraum oder Bereich

Wichtige Hinweise in der Wohnung

• Netflix
• SodaStream
• Kaffeemaschine
• TV-Bedienung
• Lautsprecherbox
  
• Hier kann wirklich alles rein, was mehrfach gefragt wird.

Lokale Empfehlungen

• Restaurants & Bars
• Einkaufen (Supermarkt & Shopping) 
• Ausflüge & Erlebnisse
• Clubs
• Wellness und Erholung
• spezielle Tipps für Familien bzw. Deine Zielgruppe

Mein Fazit: Top-Werkzeug für meinen Vermietungsalltag

Wir können mit neuen Werkzeugen und Hilfsmitteln unsere Arbeit stark vereinfachen und gleichzeitig das Erlebnis der Gäste deutlich verbessern. Es ist doch großartig, dass die Gäste bereits vor der Anreise Deine Empfehlungen und Tipps sehen können oder aber der Check-in keine Fragen mehr aufwirft. 
So schafft man auf der einen Seite viel Planungsmöglichkeit und Zufriedenheit was die Sicherheit über die Abläufe vor Ort angeht und hat gleichzeitig weniger Arbeit mit den individuellen Gästen.

Wir kennen es, dass es oft die gleichen Fragen sind, die uns vor Anreise gestellt werden. Ein solches Hilfsmittel, wie die Online Gästemappe hilft uns Gastgeber:innen dabei, die erforderlichen Werkzeuge einem jeden Gast sofort zur Verfügung zu stellen. Und je besser wir es aufsetzen, desto besser sind die Gäste vor Ort betreut.

Ich bin ein riesengroßer Fan von Effizienz. Ebenso liebe ich Szenarien, in denen alle Beteiligten einen Vorteil von haben. Ich erlebe oft Gegenwehr, Innovation ist nicht für jede:n einfach und auch nicht immer sinnvoll. In Bereichen, wo wir aber aktiv von der Innovation profitieren in Form von Zeit, Geld oder mehr Kundschaft, sollten wir uns mehrfach überlegen, warum wir uns aktiv dagegen entscheiden sollten.

Es ist wichtig, sich von Zeit zu Zeit mit Optimierung zu beschäftigen. In den letzten Jahren hat sich vor allem in der privaten Zimmer und Ferienwohnungsvermietung viel getan, ob Channelmanagement, automatisierte Nachrichtenvorlagen, neue Buchungsportale oder aber auch Themen wie Reiseverhalten, Zielgruppe und Einrichtung.

Wie Ihr in all diesen Themen immer wieder kleine Dinge entdecken und umsetzen könnt, lernt ihr bei mir im Airhört Podcast. Dort gibt es Tipps und Tricks, worauf es bei der Vermietung von Ferienwohnungen ankommt. Nicht nur ich spreche dort von Zeit zu Zeit, sondern auch hochkarätige Gäste und Experten aus der Branche nutzen die Plattform, um ihr Wissen mit Euch zu teilen. Schaut gerne mal vorbei, es gibt über 100 Folgen rund um das Thema Kurzzeitvermietung.

Ich freue mich sehr, jedem von Euch Impulse und Inspiration mit auf den Weg zu geben. Für dieses spezielle Thema der Gästemappe haben wir ein Webinar geplant, wo wir auf all diese Punkte nochmal speziell eingehen werden und auch Live an einem Beispiel von mir persönlich die Funktionen und Möglichkeiten einer solchen digitalen Abbildung besprechen werden. Ich freue mich auf Euch!

Im 45-Minuten-Live-Webinar…

… erfährst Du, wie Du Dein WelcomeBook einrichtest und worauf Du achten solltest.

.… lernst Du, an welchen Stellen Du Deine Infos eintragen solltest sowie Tricks und Kniffe für Links, Videos und Co.

… kannst Du individuelle Fragen stellen und von auch anderen Gastgebenden lernen.